ペーパーレスのメリットと企業が導入するための3つの方法

文書を電子化することで、印刷にかかるコスト削減や文書類を保管するためにかかる時間と空間的な負担を軽減するために始まったペーパーレスの動きは、2010年以降の急速なクラウドやストレージ技術の進歩により大きく前進しました。そして、現在、国内でもペーパーレス化に向けた動きが広がりを見せています。

そこで、今回は、ペーパーレス化の現状やペーパーレス化を進めるメリット、そして導入方法について説明します。

企業のペーパーレス化の現状

実は、ペーパーレス化は十分には進んでいないのが現状です。紙の消費量は2018年現在80万トンであり、2010年99万トンから約20万トンの削減に留まっています。

業務で使用された後で保管されている見積書、請求書、契約書などの紙資料を電子データに変換するサービスを提供する企業も多くなってきましたが、資料を印刷する量はあまり変わっておらず、紙の使用量の十分な削減には繋がっていません。また、紙資料の電子化そのものが進んでいない企業もまだまだ多い状況です。

企業のペーパーレス化が進まない5つの理由

ペーパーレス化が進まない1つ目の理由は、ペーパーレスという言葉だけが先行して、目的が共有できていない点です。そもそも目的を持たずにペーパーレス化を進めている企業も少なくありません。目的が共有できていないと社員の行動を変えることは難しいため、明確な目的を設定して全社で共有することが大切です。

2つ目の理由は、コストの問題です。セキリティ対策や紙資料の電子化などに高いコストがかかるため、予算が確保できずに二の足を踏んでいる企業も多いはずです。

3つ目の理由は、業務効率が落ちると感じる人がいる点です。仕事で使う資料を考えてみると、パソコンの画面で閲覧できる資料はそれほど多くありません。また、紙であればメモや図解などの書き込みも柔軟に行えます。パソコンでドキュメントにメモや図解を入れたい場合は、ソフトの使い方を覚えなければならず、それを手間に感じてしまう人も多いでしょう。

4つ目の理由は、障害に対する懸念です。システムダウンなどの障害が起きてしまうと資料が一切見られなくなるため、長時間仕事が止まってしまいます。障害はペーパーレス化を進めた時の大きなリスクの1つであるため、不安に思う企業も少なくないでしょう。

5つ目の理由は、日本ではまだ電子化した資料に対する信頼性が低い点です。電子化された資料は簡単に偽造できると疑い「重要な書類については印刷する」という考えを持った人は多くいます。

企業でペーパーレス化を進める3つのメリット

1つ目のメリットは、ペーパーレス化を進めることによってコスト削減や作業効率化に繋がる点です。印刷・郵送・保管・情報整理など紙にかかわる各種コストの削減ができます。文書管理ソフトなどを使うことで、情報を探す手間を大幅に削減できますし、ファイル共有も簡単になるのでメンバーに資料をチェックしてもらうのも簡単です。

2つ目のメリットは、電子化することでセキュリティを強化することができる点です。電子化されたファイルは資料単位でパスワードをかけたり閲覧者を制限したりすることができるため、資料が不特定多数の人の目に入る機会も少なくなります。

3つ目のメリットは、紙資料の保管場所を削減できる点です。総務・経理関連の資料のように一定期間保管が必要で、その分量が何百枚・何千枚ともなってくると大きな棚をいくつも占領してしまいますが、ペーパーレス化を進めれば保管のためのコスト、空間、労力を減らすことができます。

ペーパーレス化を導入するために必要なこと

ペーパーレス化を進めるためには、社員全員と目的を共有してペーパーレス化の必要性を理解してもらう必要があります。また、ペーパーレス化をするためにシステム環境を整理し、ペーパーレス化の前よりもコストが上がったり、効率・セキュリティが低下しないようにしましょう。

ペーパーレス化を導入するためのの3つの方法

ペーパーレス化を進めるための方法の具体例について説明します。

①打ち合わせ資料に使う紙の削減

会議やプレゼン資料・教育資料は、特に紙を消費しやすいところですので、打ち合わせ時のペーパーレス化を進めるだけでも多くの紙の消費を削減することができます。

会議資料は「ミスを見つけたら再度人数分を印刷」、「会議のたびに同じような資料を再度印刷」など、無駄な印刷が少なくありません。「ノートパソコンで会議を行う」、「プロジェクターを使って会議を行う」などの方法で紙を削減しましょう。少人数の会議であればタブレット端末を使って説明する方法もあります。

②個人の紙の印刷を削減できる環境作り

パソコンで一度に閲覧できる資料は多くないため、印刷した場合よりは効率が下がります。「タブレットを配布する」・「マルチディスプレイで仕事をさせる」など、一度に複数の資料を閲覧できるようにする環境作りが大切です。

③段階的に導入してノウハウをドキュメント化する

最初は「会議資料をペーパーレスにする」など1つずつ導入して手順を確立していきましょう。一気に全社で始めてしまうと全員が効率化のために作業を割かねばならず、全体の効率が落ちてしまいます。まずは一部の部署やプロジェクトで始めた方がよいです。ペーパーレス化を進める中でノウハウを蓄積できてきたらドキュメント化し、他の部署やプロジェクトに転用していきましょう。

まとめ

ペーパーレス化のメリットが浸透していていないことや導入コストが高いという理由からペーパーレス化があまり進んでいないのが現状です。ペーパーレス化を進めるためには目的を明確にして社員全員と共有しましょう。「会議でペーパーレスを進める」・「部署単位でペーパーレスを進める」など、部分的な導入から始めて少しずつでも確実に改善することが大切です。