業務効率化を図るための手法とポイント

近年、企業では、「働き方改革の推進による作業時間の削減」、「労働力を補うために作業時間の捻出」といった理由から業務効率化の重要性が増しています。人材不足の問題は今後より一層深刻になると予測され、生産性向上のために効率化を進めて、少ない人材でも業務を回す仕組みを作ることが、企業の重要課題として挙げられています。

そこで今回は、業務効率化が必要な理由と、業務効率化を図るための手法やポイントについて紹介します。

業務効率化が必要な3つの理由

業務効率化が必要な1つ目の理由は、人材不足を補うためです。併せて、人材不足により過多になっている従業員の負担を軽減させる意味合いもあります。高速な技術の進歩に対応するために優秀な人材が求められていますが、人材の教育が間に合っておらず人材不足が深刻な問題となっています。また、人材不足によって、既存の従業員の業務負担非常に大きくなっているケースも少なくありません。

2つ目の理由は、よりスピーディーな業務推進が必要になったためです。技術の発展が進み、システムやツールなどのなどの導入が促進されたために、製品の開発から販売までのサイクルが短くなり、よりスピーディーな業務が求められるようになっています。

3つ目の理由は働き方改革の影響です。働き方改革では残業時間の短縮を始めとした作業時間の削減が求められています。

業務効率化を進める3つのメリット

優先度の高い仕事に集中できることが1つ目のメリットです。優先度が低く今すぐに行わなくてもいい業務に対して会議で人を集めたり、担当者が能力のキャパシティを超えた業務を抱えたりすることを防ぎ、業務の効率化を進めれば優先度の高い仕事に集中することができます。時間的な余裕ができることで、作業を進める中で問題が発生したとしても余裕を持って対処することができます。

作業効率化を進めれば残業や休日出勤などの長時間労働を回避できることが2つ目のメリットです。休憩時間の確保もしやすくなり、全ての作業に余裕を持って対応することができます。

プライベートを充実させることができることが3つ目のメリットです。日本人は仕事ばかりでプライベートの時間が少なすぎるとよく言われます。欧米のようにプライベートが充実すれば仕事に対するモチベーションの向上にも繋がります。

業務効率化を図るための具体的なPDCA手法

「PDCAサイクル」を活用して業務効率化を実践する方法について説明します。

PDCAサイクルは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)を繰り返して業務を改善していく方法です。

Planでは、目標を決めて計画を立てる

現在の作業をピックアップしてリスト化しましょう。それぞれの作業に対して目標を決めて計画を立てて行きます。その際に、優先順位を明確に可視化することが重要です。下記の図に当てはめてABCDの順にプライオリティをつける方法もありますので、プライオリティ付けの資料としてご活用ください。

Doでは作業を実施してその結果を記録として残す

Planに沿って作業を実行し、その結果を記録として残します。かかった時間も計測し、予定より早く終わったか遅く終わったかなども詳細に記録を残します。

Checkで問題点を洗い出す

さらに、Doの作業中に気づいたことや問題点があれば書き出します。逆にうまくいった点も書き出しておきましょう。予定より時間がかかった作業や逆に早く終わった作業があればそれもこのタイミングで書き出します。

Actionで仮説を立てて次回に活かす

Checkで見つけた気づいた点や問題点・うまくいった点について、原因を考えて仮説を立てます。仮説を元に解決策を考え、次のPlanに活かします。

生産性向上を実現する効率的な作業を行うためのポイント

複数の作業を同時にするようなマルチタスクをしないで、一つの作業に集中するようにしましょう。以前は、“マルチタスクができる人は優秀な人”と言われていましたが、人間は複数の作業をできるようにはできていません。一度に複数の作業をすると、確実に効率が落ちます。

コミュニケーションを強化する

メンバーや顧客と小まめにコミュニケーションをとることが大切です。コミュニケーションに失敗すると行き違いによる作業のやり直しが多くなります。また、顧客の要望と全く異なるものを作ってしまい、時間を無駄にしてしまう場合もあります。

スケジュール管理を徹底する

効率化を進めるためにはスケジュール管理が大切です。目標を設定してそれを達成するためのスケジュールを作成しましょう。スケジュールは一度作ったら終わりではなく定期的に見直しが必要です。作業を進める中で問題や気づいたことが起きる場合があれば、スケジュールを見直して目標の再設定やスケジュールの修正を行いましょう。

職場環境やパソコン内部の整理・整頓をする

ものを探す作業は思いの外時間を使ってしまいます。探す時間を削減するためにも、常日頃から自分の机の周り・共有部分などの整理・整頓はしっかりと行いましょう。

机の周りだけでなくパソコンの中の整理も大切です

ファイルを「プロジェクト単位で格納する」、「日付順で格納する」するなど、適切なフォルダに格納して探す時間を短縮する工夫をしましょう。

パソコンの機能を使いこなす

どんな仕事においてもパソコンを使われることが一般的になり、果たす役割も大きくなりました。パソコンの効率化は業務全体の効率化にも繋がります。タイピングを早くするといった技術的なところから、パソコンのマニュアルを活用して、パソコンソフトの使い方を覚えるといった知識的なところまでパソコンを使いこなし、作業の効率化に繋げましょう。

簡単な方法から導入して継続的に改善する

効率化の効果が出るまでは時間がかかるので、いきなり高い目標を掲げてもなかなか達成できません。最初は簡単に達成できる目標を設定しましょう。目標が達成できたらまた新しい目標を設定し、継続的に改善することが大切です。

まとめ

人材不足や業務スピードの激化・働き方改革の推進により作業時間の効率化が求められています。

重要な業務に時間を割くことや休憩やプライベートの時間を増やすといったメリットもあるので業務効率化を進めることは非常に大切です。ただ、業務効率化の効果が出るまでには数ヶ月から数年かかりますので、PDCAサイクルを回しながら、決してあきらめずに継続的な改善を続けていきしょう。