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オフィス移転チェックリスト~エクセルを使って効率的に~

オフィス移転は、個人の引っ越しとは違い、担当者になった方はやらなければいけないこと、確認しなければならないことがたくさんあり、想像以上に時間や手間がかかります。しかし、新しいオフィスに移転することで環境がより良くなり、従業員にとってはモチベーションアップに繋がります。今回はオフィス移転で忘れてはいけないポイントをチェックリストとしてご紹介します。

 

移転決定後、現在のオフィスで行うこと

移転目的の設定

まず、「なぜ移転するのか?」を明確にしておくことがとても大切です。現在のオフィスの課題点をエクセルなどを使って書き出すことで、オフィス移転先を決める際の条件等が見えてきます。そうすることで移転先の事務所を探す時間が軽減されます。

移転スケジュールを作成

必要な作業とスケジュールの整理を行い、スケジュールを作成します。

現在のオフィスの契約解除の際は、事前にオーナーや管理会社に解約予告をすることが義務づけられています。賃貸契約を解約したい日の6ヶ月前までに解約予告を行うケースが大半ですが、企業の契約によって異なるので、契約書を確認し、解約の何ヶ月前までに解約予告が必要か確認しましょう。確認した上でスケジュールを組んでいきます。

社内でチームを作り役割分担を決め、エクセルなどを使ってガントチャート・ToDoリストを作成し、チャットなどのツールで進捗情報など、随時コミュニケーションを取っていくことも大切です。

 

新しいオフィス探し

移転する目的に合ったオフィスを探しましょう。従業員が増えたときのことを想定し、広さや間取りの確認、また賃料・共益費・敷金・礼金など初期費用の確認を忘れずに行いましょう。

ネット検索だけで決めるのではなく、ある程度候補が決まった際は、不動産会社に連絡をして必ず内見しましょう。

 

オフィスの原状回復

原状回復とは、オフィスを借りたときの状態に戻すということです。入居する際にパーテンション工事や、壁の色を変更していた場合も、全て、最初の状態に戻さなければいけません。契約によって様々ですが、企業の全額負担が一般的です。費用も会社の大きさやレイアウトの状態により大きく変わりますが、ある程度の金額になることが多いです。原状回復工事の業者については、管理会社の指定業者にお願いしなければならない場合もあるので、確認して見積りをとりましょう。

 

引っ越し業者の決定、内装業者の決定

引っ越し業者はかなりの数があり、どこにするか迷うかもしれません。ただ単に金額が安いだけで決定することはせず、複数の業者から見積りをとって、比較することもひとつのポイントです。見積りを依頼する場合は、なにが含まれているかきちんと確認をしましょう。業者によって不用品回収が含まれていたり、内装工事が含まれていたりと様々です。

 

レイアウト・プランニング

オフィスから持っていく家具や、新しく買わなければいけない家具、一人当たりの面積など、必要な会議室の数などを決めていきましょう。スペースを有効活用するためには、レイアウトのプランニングが重要なポイントとなります。決定したオフィスの図面情報を教えていただき、レイアウトを検討しましょう。

オフィスのレイアウトデザインは、他社のオフィスレイアウトなどの事例を参考にしたり、オフィスレイアウトを専門に扱っている業者にお願いしたりしてプランニングしていきます。「低予算でオシャレなオフィスにしたい。」「会議室として使用するから、防音にしたい。」「コストを抑えたい」など、事前に作成したオフィス移転の目的などを踏まえつつ、移転前の問題点をなるべくクリアするようにしましょう。

旧事務所から持っていくもの、新しく購入するものもありますが、、不用品も出てきます。処分してくれる業者のほかにも、買い取ってくれる業者もあるので、処分するもので売れそうなもの(インテリア家具など)があれば、同時に買取業者も調べておきましょう。

 

従業員への告知

移転日が決定したら、従業員への告知を行います。社員個人や部署で移転するものなどを確認してもらい、エクセルなどを使ってリストを作成します。また、引っ越し当日に共有物の梱包など誰が何をやるのかを決めておきましょう。引っ越し当日は、インターネット回線等が一時的に使用できなるなど業務に影響が出ることもでてきますので、早目に共有を行いしましょう。

移転案内の作成

取引先企業に移転の案内を出します。移転案内状は、はがきやメールで案内することが一般的です。

誰に送るのかを選定し、送付先リストをします。はがきを業者に依頼する場合だと、校正や名入れ等の確認もあるので、早めに準備を始めましょう。会社名・役職・氏名に間違いがないか確認することが大切です。ホームページやSNSでの案内も同時に行います。

 

郵便局へ転居届を提出 

移転が決定したら、郵便局へ転居届の提出を行いましょう。転居届に記入した転送開始希望日から転送が開始されます。転居届を提出してから登録までに数営業日が必要なため、手続きが遅れてしまうと、旧オフィスに荷物や書類が届いてしまう可能性があります。また、移転先に転送してくれる期間も届出日から1年間と決まっています。転送サービスをもう1年延長したいときは、再度届出をすれば延長が可能です。

 

設備・リースなどの契約変更手続き

電話やFAX、インターネットや複合機などの契約変更手続きを行います。手続きには時間がかかる可能性があるので、移転日が決定した時点で連絡をしましょう。電話番号が変更になる場合、NTTでは、旧電話番号にかけてきた人に対して、新電話番号のアナウンスを流してくれるオプションを用意しています。

その他にも、住所が変更になると、従業員の名刺の発注や住所が印字されている封筒の発注、ゴム印の発注など

印刷物の発注が必要となります。業務に支障が出ないよう、引っ越し前に出来ることは済ませておきましょう。

 

移転後に行うこと

関係官庁へなどに各種届出が必要

オフィス移転後は官公庁へ提出する届出が複数あります。官公庁へ書類の手続きを行う場合、登記簿謄本写し、賃貸借契約書写し、登記事項証明書の提出が必要な届出が多いので、事前に提出書類や期限を確認してください。官公庁以外でも届出が必要なありますので注意が必要です。

◇法務局

・本店移転、本店移転登記申請書

・支店移転、支店移転登記申請書

※移転日から2週間以内

◎移転決議の「取締役会議事録」を登記所に提出

◇税務局

・事業年度、納税地、その他の変更異動届出書

※移動後遅滞なく

・給与支払い事業所などを開設・移転・廃止届出書

※移転日から1ヶ月以内

◇都道府県税事務所

・事業開始等申告書

※事業開始日から10日以内

◇社会保険事務所

・定期用事業所所在地・名称変更届

※5日以内

◇労働基準監督署

・労働保険名称・所在地等変更届

※速やかに

・労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書書

・労働保険関係成立届

※移転後保険関係成立の日から50日以内移転後、保険関係が成立した日の翌日から10日以内

・労働基準法に関するもの適用事業報告(様式23号の2)、その他に就業規則(変更)届、時間外労働・休日労働に関する協定届

※移転後、遅滞なく

・安全衛生法に関するもの

・安全管理者選任報告(様式第3号)

・衛生管理者選任報告(様式第4号)

・産業医選任報告(書式第4号)

※移転後、遅滞なく

◇公共職業安定所

・事業主事業所各種変更届

※変更のあった日から10日以内

◇その他

・銀行口座・クレジットカードの住所変更

 

まとめ

オフィス移転は会社規模の大小にかかわらず、計画と管理がとても重要になります。担当者は、新しいオフィスの担当者や引っ越し内装業者とのやりとり、社内での調整や従業員とのやりとりなどで、とても大変かもしれません。移転直前に問題などが起きてバタバタしないように、余裕をもって準備を行い、スムーズに新オフィスで業務を始められる状態にしましょう。

 

オフィス移転チェックリスト

前述のオフィス移転に関して必要なことをチェクリストとしてまとめました。以下の項目をエクセルなどを使って活用してみてください。

===============================================================================

移転決定後、現在のオフィスで行うこと

□移転目的の設定

□移転スケジュールを作成

□新しいオフィス探し

□オフィスの原状回復

□引っ越し業者の決定、内装業者の決定

□レイアウト・プランニング

□従業員への告知

□移転案内の作成

□郵便局へ転居届を提出

□設備・リースなどの契約変更手続き

 

移転後に行うこと

法務局

□本店移転、本店移転登記申請書

□支店移転、支店移転登記申請書

税務局

□事業年度、納税地、その他の変更異動届出書

□給与支払い事業所などを開設・移転・廃止届出書

都道府県税事務所

□事業開始等申告書

社会保険事務所

□定期用事業所所在地・名称変更届

労働基準監督署

□労働保険名称・所在地等変更届

□労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書書

□労働保険関係成立届

□労働基準法に関するもの適用事業報告(様式23号の2)、その他に就業規則(変更)届、時間外労働・休日労働に関する協定届

□安全衛生法に関するもの

□安全管理者選任報告(様式第3号)

□衛生管理者選任報告(様式第4号)

□産業医選任報告(書式第4号)

公共職業安定所

□事業主事業所各種変更届

その他

□銀行口座・クレジットカードの住所変更

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