働き方改革(テレワーク)でIT活用をする場合の注意点とは

毎日、ニュースなどで必ず一度は耳にする企業の「働き方改革」

働き方改革とは、現在、日本の企業だけではなく日本全体が最も力を入れている政策の1つです。

総務省は、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」などの課題の解決のため、社員や従業員の個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを働き方改革の目的としています。

(参考:http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322.html

 

また2018年度の重要分野として、暮らしやすく働きやすい社会の実現「働き方改革と女性の活躍促進」があげられています。

生産年齢人口の減少は、労働力を低下させ、そして生産性も低下しています。生産年齢人口が減少しても、1人1人の仕事の量が減ることはなく、むしろ増加してしまい、仕事が終わらず、長時間労働という労働環境が出来上がってしまいました。

働き方改革の中でも

  • 長時間労働の是正
  • 柔軟には働くことができる労働環境づくり

この2つはIT技術を活用して実現することができます。IT化により業務の効率化が進み、長時間労働が是正されます。長時間労働を是正されればワークスタイルが良くなり、女性や高齢者も仕事につきやすく、仕事と家庭の両立も可能になります。

 

働き方改革でのテレワークの推進

労働生産性の向上のためにテレワーク制度の導入が推進されています。社会にとってとても大きな効果があるといわれています。

テレワーク(telework)とは、tele(離れたところ)work(働く)を組み合わせた造語です。在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスなどを意味していて、常に会社にいるのではなく、時間や場所に縛られずに、柔軟な働き方をすることができ、社員・従業員の生産性向上に繋がります。

 

〇テレワークの効果(社員・従業員)

  • 業務の生産性向上が期待できる。
  • 通勤時間の減少、通勤が困難な人でも仕事に取り組める。
  • 育児・介護を行っている人でも働きやすい。
  • 会社にいる時間が少ないため、家族と過ごす時間が増え、精神的なリフレッシュが実現できる。
  • 営業職では、1日に2~3個アポが入っても、その都度会社に戻らず移動先で仕事をすることが出来る。移動時間の短縮となり、業務時間を効率的に活用できる。

 

〇テレワークの効果(企業)

  • 企業の光熱費の削減できる。
  • 従業員の交通費が削減できる。
  • オフィス勤務が必須ではないから、採用する人材の幅が広がる。

 

働き方改革のテレワークでの注意点

メリットがたくさんある反面、注意しなければいけないこともあります。

 

テレワークでの情報セキュリティ対策

テレワークをする上で最も必要なことは、PCのセキュリティ対策です。営業職の方はとくに会社の外で仕事を行うにはPCは必要不可欠です。しかし、持ち出しPCには大切な情報がたくさん入っているため、PCの盗難・紛失、マルウェア感染、不正アクセス、機密情報の窃取による情報漏えいに注意する必要があります。

そのため、テレワークのガイドラインが総務省から発表されています。

テレワークセキュリティガイドライン第4版:http://www.soumu.go.jp/main_content/000545372.pdf

 

また、2018年4月に、レノボ・ジャパン株式会社は、ThinkPadシリーズの一部に、テレワーク時のPCの紛失、情報漏えいなどのトラブルに対応するテレワーク保険をつけて、ThinkPadを「あんしんテレワークPC」として商品化する予定です。

パソコンの盗難や、マルウェアの感染など、モバイルPCの情報漏えい事件が起きた際、会社が負担する損害賠償金や原因調査費用等を補償してくれます。

情報漏えいをしないための対策も必要ですが、もしものために導入を考えてみましょう。

レノボ・ジャパンニュースリリース:https://www3.lenovo.com/jp/ja/news/article/2018-04-13

 

テレワークにおける労働時間の管理

会社以外で仕事を行うということは、自分で働く時間を管理しなければなりません。

日常の生活と、働く時間が混じった形になってしまうことから、仕事のONとOFFの切り替えが難しく、労働時間が逆に長くなってしまうという課題が挙げられています。テレワーク中の労働時間の管理は自分自身で行うことが大切です。

 

テレワーク導入によるコミュニケーション不足

業務効率化を進めるには、同僚や他部門の人とのコミュニケーション、経営層とのコミュニケーションはとても大切です。しかし、テレワークを導入している企業の労働環境では、「情報共有が上手くできない、「働いている場所が違うため、すぐに集まれないため会議ができない」、「外出している社員とは社内ネットワークがつながらない」といったコミュニケーションに関する課題が多くなりました。

そうした課題に対応するためにweb会議やチャットなどでコミュニケーションをとる企業も増えています。

 

短時間労働による管理職の負担

テレワークを導入している企業は、従業員の業務内容の確認や勤怠の申請など管理などの管理が必要となります。そして労働生産性の向上、業務効率化のためにテレワークを実施しているのであれば、ただ単に部下の業務時間や内容の確認をするだけではなく、どうしたら業務効率が向上するのか・良い環境で働くことができるのかなど、考えなければいけません。

やらなければいけない仕事の量は変わらりませんが、部下の残業は控えなければいけないという状況があり、働き方改革により、管理職の負担が増えた企業多くあります。そうしたことを考えると、管理職のサポートを行うことも労働生産性のアップにつながると考えられます。

 

 

注意することや課題はまだまだありますが、より仕事がしやすい環境、そして生産性向上のために、たくさんのソリューションが提案されています。

働き方改革の実現のため、男性だけではなくも女性も、そして高齢者も性別や年齢にとらわれない、働き方がこれからの未来のためになるでしょう。

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