在宅勤務といえば、以前は一部の方々のみの働き方でしたが、新型コロナウィルスの流行をきっかけに多くの企業が利用するようになりました。
在宅勤務は、ワークライフバランスの実現やコスト削減など、企業と従業員の双方に大きなメリットをもたらすため、現在も多くの企業が採用しています。
一方で、在宅勤務には、コミュニケーション不足や生産性の低下など複数のデメリットが挙げられます。
より働きやすい環境のために導入した在宅勤務が、適切な導入・運用をしないと働きにくさを招く落とし穴になるため、注意が必要です。
本記事では、在宅勤務におけるメリットとデメリットを解説します。
在宅勤務の運用に不安を感じている人事担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
在宅勤務の「光」：享受すべきメリットを最大限に活かす
在宅勤務のメリットといえば、通勤がないことで生まれる時間の余裕と答える方は多いでしょう。
在宅勤務のメリットは他にもあり、メリットを最大限に活かすには、どのようなメリットがあるのかを認識する必要があります。
本章では在宅勤務のメリットを解説します。
時間と場所に縛られない自由：通勤ストレスからの解放と時間の有効活用
在宅勤務における最大のメリットといえば、通勤からの解放といっても過言ではありません。
通勤がないことで、始業時間までに会社に到着しなければならないプレッシャーや満員電車で人と接触するストレスから解放されます。
朝に弱い方やタイムコントロールが苦手な方、パーソナルスペースを大事にしたい方にとっては大きなメリットといえるでしょう。
また、通勤がなくなることで時間的に余裕が生まれ、資格取得などの勉強の時間が確保できたり、家族団欒の時間を増やせたりなどのメリットもあります。
24時間と限られたリソースの中で、通勤がなくなることで生まれる時間は非常に大きいといえるでしょう。
生産性向上と集中力アップ：自分だけの最適環境を構築する
在宅勤務は、生産性が下がるとの見方もありますが、反対に在宅勤務の方が集中力を維持できて、高い生産性を実現する方がいます。
例えば、社内で何かと頼りにされる方は出社すると、上司や同僚、別のチームの方から頻繁に声を掛けられるため、高い頻度で仕事が中断となるケースは少なくありません。
一度切れた集中を戻すのは容易ではなく、そもそもどこまで作業していたのかを思い出すことにも時間がかかります。
在宅勤務であれば、誰にも声を掛けられることはなく、自分の仕事に集中できるため、最高のパフォーマンスを発揮しやすくなります。
また、在宅勤務では、自分だけの作業環境を構築できるため、生産性が高まる空間づくりが可能です。
社内に質の良いパソコンやキーボードなどを用意してくれる企業はありますが、画一的な環境のため、自分にマッチした環境とはいえません。
在宅勤務では自分に合ったデスクや椅子、パソコンのスペック、お気に入りのキーボード・マウスを揃えられるため、在宅の方が作業の効率が上がる方は多いでしょう。
ワークライフバランスの実現：より豊かな人生を送るための働き方
在宅勤務は、生活空間やリラックスの空間を働く場所に変えるため、仕事とプライベートの境界線が曖昧になり、オンオフの区別がつきにくくなるリスクがあります。
一方で、在宅勤務は、子育てや介護などのライフイベントとの両立を実現できる柔軟な働き方でもあります。
例えば、子どもの保育園への送り迎えや親の通院の付き添いを勤務の前後に行うことが可能です。
在宅勤務であれば、通勤時間がいらないため、空いた時間を家族のサポートに充てられます。
在宅勤務は、生活と仕事を切り離しにくくなる働き方の一方で、上手に活用すれば、よりワークライフバランスを実現できる働き方といえるでしょう。
コスト削減と環境貢献：企業と個人の両方にWin-Winの関係
在宅勤務は、自宅に居ながら仕事ができるため、お昼のランチ代も自炊することで、大きく削減できます。外食した場合、ランチ代が毎日800円したとしても月々で約16,000円、年間にすると約192,000円もかかるため、自炊で節約できるメリットは大きいといえるでしょう。
在宅勤務によるコストの削減は個人だけでなく、企業にも発生します。
例えば、オフィスの賃料です。
在宅勤務によりオフィスを縮小できれば、固定費が削減できるため、企業経営にとってはプラスになるでしょう。
特に、都心部の賃料は年間で数百万円から数千万円となるケースは珍しくありません。
数百万円から数千万円をカットできるインパクトは大きいといえるでしょう。
また、在宅勤務は、自宅に居ながら仕事ができるため、通勤に伴うコストがかからない点もメリットです。会社は従業員に交通費を支払う必要がなくなります。
他にも、在宅勤務にすれば、車で通勤していた場合、車両の運送で発生するCO2の発生量が抑えられます。 微々たるものかもしれませんが、小さな積み重ねが今後の環境に影響を与えることもあり、環境貢献も在宅勤務のメリットといえるでしょう。
在宅勤務の「影」：誰もがハマる落とし穴とその対策
物事は表裏一体であり、在宅勤務にメリットがあれば、当然デメリットもあります。 本章では、在宅勤務の落とし穴と落とし穴にはまらないための対策を解説します。
自己管理の罠：時間管理・タスク管理の「見える化」で乗り越える
在宅勤務では、同僚や上司の目がなくなるため、適切な働き方ができなくなるケースは少なくありません。
例えば、周囲の目が届きにくいために働き過ぎてしまう方がいます。
仮にオフィスで仕事をしていれば、連日にわたり残業が続いていると、同僚や上司の目に留まります。
どのような形であれ、業務量や業務内容のチェックが入り、周囲がカバーするなどの動きがあるでしょう。
一方で、在宅勤務の場合はどれだけ残業しても直接、目に入らないため、働きすぎを防止することが難しくなります。
反対に、周囲の目がないことから、業務をサボる方もいるでしょう。
オフィスで働いている場合は、同僚や上司の目があるため、業務をサボることは難しいですが、在宅勤務ではダラダラしても見つかることはありません。
どちらのパターンも周囲の目がないために起こる問題であり、在宅勤務では徹底した自己管理が求められます。
自己管理の方法はさまざまありますが、おすすめはタスク管理ツールやスケジューラーを用いる方法です。
タスク管理でタスクや優先度、期日を適切に把握できれば、今日までにやることや今週までにやることが一目瞭然となり、モチベーションが維持できます。
また、スケジューラーで一日のスケジュールを立てれば、時間を無駄にしない意識が働くため、メリハリをつけた働き方が可能です。
在宅勤務は、自由度の高い働き方であるが故に、働き手には高い自律性が求められます。 タスク管理ツールやスケジューラーを用いて、自己管理を徹底するようにしましょう。
コミュニケーション不足の壁：意識的な交流でチームワークを強化する
在宅勤務の場合は、出社時と異なり、気軽に取れていたコミュニケーションが取れないため、情報共有が遅れがちになります。
また、在宅勤務ではひとりで仕事と向き合うため、孤立感を覚える方は少なくありません。
タイムリーな情報共有と孤立感の解消などを実現するためには、気軽に連絡の取れる機会を設けるようにしましょう。
例えば、ラフに連絡が取れるチャットツールの導入や定期的なオンライン雑談会の開催などです。
気軽に連絡を取れる機会を設けることで、タイムリーに情報共有できる環境と孤立感を感じない環境を実現しましょう。
オンオフの境界線曖昧化：心身の健康を守るためのルーティン作り
在宅勤務は、自宅が仕事場に変わるため、オンオフの区別がつかなくなり、ストレスを溜め込む方は少なくありません。
本来、自宅は職場から切り離されている空間でしたが、在宅勤務では嫌でも仕事に意識が向くため、息抜きが難しくなります。
自然に過ごしていると、在宅勤務ではオンオフの区別が難しくなるため、より意識的にオンオフの切り替えをする必要があります。
例えば、休憩時間や退勤後には、社用パソコンは閉じて開かないようにして、出社時と同じ状況を作り出すようにしましょう。
在宅勤務では、運動の機会が減るため、健康面に悪影響を及ぼすことがあります。 出勤前や退勤後に、ウォーキングやランニング、アクティビティなどを入れて、意識的に運動の機会を増やしましょう。
環境整備の課題：集中できる「基地」を作るための投資と工夫
在宅勤務をしている方の中には、最適なパフォーマンスを発揮できる環境を整えられていない方もいます。
在宅勤務が始まる以前と同じ机や椅子、キーボード、マウスを使っている方は多いでしょう。
コストのかからない点で悪くはありませんが、1日8時間近く作業をするため、快適な作業環境を整えることをおすすめします。
快適な作業環境を整えるポイントはいくつかありますが、まず整えて欲しいのは机と椅子です。
机は、モニタやキーボード、マウスを配置するだけでなく、書類やペンなど仕事に必要な道具を置いたり作業をしたりする場所です。
適切な大きさの机にすることで作業がしやすくなり、物の配置にも困らなくなるため、仕事の導線確保がスムーズになります。
椅子は、1日8時間近くも座るため、座っていて疲れない椅子をおすすめします。
質の低い椅子は、作業に集中しにくくなるだけでなく、腰を痛めるリスクも上がるため、在宅勤務の方なら椅子はこだわって欲しいポイントです。
座っていて疲れない椅子で作業すると、驚くほどパフォーマンスが変わります。
他にも、落ち着いた光度の照明や高速なWi-Fi環境など、整備した方がいいポイントはありますが、まずは作業のしやすい机と椅子を揃えていただければと思います。
セキュリティリスクの増大：個人情報と企業情報を守るための基礎知識
社内のパソコンは、IT統制の一環で厳重にセキュリティ対策が施されているため、基本的には安全と言えます。
同時に、社内での利用のため、利用者はプライベートな使い方を避けることからセキュリティを脅かす事態を招く可能性はそれほど多くありません。
一方で、在宅勤務の場合は、私用のパソコンを業務に利用するため、セキュリティリスクが非常に高くなります。
具体的には、マルウェアへの感染や不正アクセスから個人情報や企業情報が漏洩するリスクが高まります。
セキュリティ事故を防ぐためにも、VPNの利用やパスワード管理、私用と業務用のパソコンを分けるなどの対策を取るようにしましょう。
他にも使い回しているパスワードやデフォルトから未変更のパスワードは、格好のターゲットとなるため、パスワードは適切に管理しましょう。
セキュリティに関する事故は企業だけでなく、個人にも責任が及ぶため、強い意識を持って取り組む必要があります。
在宅勤務の未来：これからの働き方をデザインするために
新型コロナウィルスをきっかけに広まった在宅勤務ですが、最近では出社回帰の動きがみられ、完全な在宅勤務率は低下の傾向にあります。
一方で、企業側も在宅勤務のメリットを理解しているため、今後は業務内容や状況に応じて、在宅勤務と出社を使い分けるハイブリッドワークになっていくことが予想されます。
例えば、チームでのディスカッションやチームビルディングの初期段階では出社メインでおこない、個人の作業は在宅勤務などの使い分けです。
また、在宅勤務の文化が色濃くなる場合、働き方が見えない以上、評価制度はより成果主義に傾く可能性は高まります。
働く姿勢は評価対象となっていましたが、今後はアウトプットの質と量を強く問われるでしょう。
テクノロジーが進化して、VR空間の質が向上すれば、在宅ながら仮想オフィスで働くなど、よりシームレスな働き方になる可能性もあります。 浸透した在宅勤務の流れは生かして、今後はハイブリッドワークを代表とする、より柔軟な働き方にシフトすると考えてよいでしょう。
まとめ
今回は、在宅勤務におけるメリットとデメリットを解説しました。
今回解説した内容をまとめると以下のとおりです。
- 在宅勤務にはコストの削減やワークライフバランスの充実などのメリットがある
- 在宅勤務にはパフォーマンスの低下やコミュニケーション不足などの落とし穴がある
- 今後は出社や在宅勤務を混ぜたハイブリッドな働き方が進むことが予想される
在宅勤務を検討している企業は、メリット・デメリットを考慮して、適切な運用をもって、在宅勤務に取り組んでください。